Wartung kontrollieren statt nur ablegen
Aktualisiert: vor 5 Tagen
Eine Wartungsrechnung kommt regelmäßig. Der Wartungsbericht wird abgelegt. Der nächste Wartungstermin steht bereits fest.
Für viele Betreiber, Eigentümer und Verwaltungen ist der Vorgang damit abgeschlossen.
Doch genau hier sollte professionelles Aufzugsmanagement ansetzen.
Denn die entscheidende Frage lautet nicht, ob eine Wartung dokumentiert wurde, sondern ob die vereinbarte Wartungsleistung tatsächlich erbracht wurde, ob die Dokumentation nachvollziehbar ist und was aus den dabei festgestellten Mängeln anschließend passiert.
Was wird eigentlich gewartet?
Der Umfang einer Wartung sollte bereits im Wartungsvertrag eindeutig definiert sein.
Dazu gehören beispielsweise die Überprüfung sicherheitsrelevanter mechanischer und elektrischer Bauteile, die Funktionsprüfung der Notrufeinrichtung, die Kontrolle von Tragseilen und Hängekabeln, Reinigungsarbeiten, die Prüfung von Sicherheitskontakten sowie die Kontrolle des Fahrverhaltens, der Haltegenauigkeit und der Türen. Auch bestimmte Einstellarbeiten sowie der Austausch definierter Verschleiß- und Kleinteile können Bestandteil der vertraglichen Wartungsleistung sein.
Ist dieser Leistungsumfang nicht klar geregelt, wird eine spätere Kontrolle schwierig.
Denn dann fehlt die Grundlage für die entscheidende Frage:
Wurde die Leistung, für die bezahlt wurde, tatsächlich erbracht?
Ein Wartungsbericht ersetzt keine Kontrolle
Ein ausgefüllter Wartungsnachweis dokumentiert zunächst nur, was der Wartungsdienstleister angegeben hat.
Er sagt jedoch nicht automatisch aus, ob alle vereinbarten Arbeiten tatsächlich durchgeführt wurden.
Deshalb kann eine fachliche Kontrolle direkt an der Aufzugsanlage sinnvoll sein. In von uns erstellten Wartungsausschreibungen ist beispielsweise ausdrücklich vorgesehen, dass unangekündigte Kontrollen der Anlagen durchgeführt werden können. Dabei werden sowohl die Qualität der Wartungsleistung als auch die Vollständigkeit und Ordnung der Dokumentation vor Ort überprüft.
Das schafft eine zusätzliche Kontrollinstanz zwischen Wartungsunternehmen und Betreiber.
Was passiert mit festgestellten Mängeln?
Noch wichtiger wird die Kontrolle, wenn während einer Wartung Mängel oder Verschleiß festgestellt werden.
Ein Wartungsunternehmen kann daraus ein Reparaturangebot erstellen. Dieses Angebot sollte jedoch nicht automatisch mit einer Beauftragung gleichgesetzt werden.
Zunächst muss geklärt werden:
Ist die Maßnahme technisch erforderlich?
Ist der vorgeschlagene Umfang tatsächlich notwendig?
Gibt es eine technisch gleichwertige, aber wirtschaftlichere Lösung?
Ist die Maßnahme Bestandteil des bestehenden Wartungsvertrages?
Gerade die letzte Frage wird in der Praxis häufig unterschätzt.
Wenn bestimmte Verschleiß- und Kleinteile bereits Bestandteil der Wartungsleistung sind, dürfen diese nicht ohne Weiteres zusätzlich berechnet werden. In einem von uns erstellten Leistungsumfang ist beispielsweise geregelt, dass definierte Verschleiß- und Kleinteile bis zu einer festgelegten Einzelteilgrenze im Wartungspreis enthalten sind.
Ein Angebot ist nicht automatisch eine technische Notwendigkeit
Ein gutes Beispiel zeigt, warum eine unabhängige fachliche Prüfung sinnvoll sein kann.
Bei einer Ortsbegehung wurde ein Angebot des Wartungsunternehmens überprüft. Vorgeschlagen war der Umbau eines Geschwindigkeitsbegrenzers.
Die technische Prüfung vor Ort ergab jedoch:
Der Geschwindigkeitsbegrenzer musste nicht umgebaut werden.
Erforderlich war lediglich die Erneuerung des UCM-Magneten.
Aus einer zunächst umfangreicheren Maßnahme wurde dadurch eine gezielte und deutlich anders zu bewertende Instandsetzungsmaßnahme.
Genau hier liegt der Unterschied zwischen einer reinen Verwaltung von Wartungsunterlagen und technischem Aufzugsmanagement.
Wartung kontrollieren bedeutet auch Kosten kontrollieren
Die Kontrolle der Wartung endet deshalb nicht an der Aufzugsanlage.
Auch die wirtschaftliche Seite gehört dazu.
Wartungsrechnungen sollten auf Plausibilität und Richtigkeit geprüft werden. Bei Reparaturangeboten kann eine technische und wirtschaftliche Plausibilitätsprüfung erforderlich sein. Wenn es sinnvoll ist, können Alternativangebote eingeholt und Angebote nachverhandelt werden.
Auch bei der Vertragsgestaltung beginnt die Kostenkontrolle bereits vor dem ersten Wartungstermin.
Ein sauber strukturierter Wartungsvertrag sollte unter anderem den Leistungsumfang, Wartungsintervalle, Preise, Stundenverrechnungssätze, Anfahrtspauschalen und weitere mögliche Zusatzkosten eindeutig regeln.
Damit wird nicht erst bei der Rechnung kontrolliert, sondern bereits die Grundlage für eine transparente Abrechnung geschaffen.
Vom Wartungsbericht zur Entscheidungsgrundlage
Das Ziel ist deshalb nicht, möglichst viele Dokumente zu sammeln.
Das Ziel ist, aus den vorhandenen Informationen belastbare Entscheidungsgrundlagen zu schaffen.
Ein professioneller Prozess kann dabei vereinfacht so aussehen:
Wartungsvertrag prüfen.
Ist der Leistungsumfang eindeutig und angemessen?
Wartungsleistung kontrollieren.
Wurde die vereinbarte Leistung tatsächlich erbracht?
Dokumentation auswerten.
Welche Mängel, Hinweise oder Verschleißerscheinungen wurden festgestellt?
Maßnahmen bewerten.
Was muss tatsächlich gemacht werden und was ist lediglich empfohlen?
Angebote prüfen.
Ist der angebotene Umfang technisch und wirtschaftlich plausibel?
Alternativen prüfen.
Gibt es eine andere oder wirtschaftlichere Lösung?
Ausführung kontrollieren.
Wurde die beauftragte Leistung tatsächlich wie vereinbart ausgeführt?
Vorgang dokumentieren und nachverfolgen.
Damit entsteht ein durchgängiger Prozess und nicht lediglich eine Sammlung abgelegter Wartungsberichte.
Betreiberverantwortung bedeutet auch Organisation
Für Eigentümer und Verwaltungen geht es dabei nicht ausschließlich um Kosten.
Die Betreiberverantwortung umfasst auch die Organisation eines sicheren und vorschriftenkonformen Betriebs. In der Praxis betrifft dies häufig die Hausverwaltung. Pflichten können delegiert werden, die Verantwortung bleibt jedoch bestehen.
Deshalb sollte nachvollziehbar sein, welche Wartungen durchgeführt wurden, welche Feststellungen vorliegen, welche Prüfungen stattgefunden haben und welche Maßnahmen daraus resultieren.
Eine strukturierte Dokumentation schafft dabei nicht nur Nachweisbarkeit, sondern auch eine bessere Entscheidungsgrundlage gegenüber Eigentümern.
Fazit
Eine Wartung ist nicht dann gut organisiert, wenn der Wartungsbericht abgelegt und die Rechnung bezahlt wurde.
Professionelles Aufzugsmanagement bedeutet, Wartungsverträge zu prüfen, Wartungsleistungen zu kontrollieren, Dokumentationen auszuwerten, Mängel fachlich zu bewerten und Reparaturangebote auf technische Notwendigkeit und Wirtschaftlichkeit zu prüfen.
So lassen sich unnötige Maßnahmen vermeiden, Kosten kontrollieren und notwendige Arbeiten gezielt umsetzen.
Nicht nur ablegen. Kontrollieren. Bewerten. Nachverfolgen.
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